Правила написания электронных писем. Деловой этикет. Сетикет – Этикет электронной почты или правила написания электронного письма

Правила написания электронных писем. Деловой этикет. Сетикет – Этикет электронной почты или правила написания электронного письма

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette ).

Ответ почти сразу

Специалисты по времени рекомендуют иметь конкретные расписания для ответов на письма, однако они также рекомендуют, чтобы ответы были даны не позднее, чем через 24 часа после прибытия почты. Это делается для предотвращения перенаправления информации или неопределенности в отношении того, кто ее отправил.

Если это срочно, подтвердите свое прибытие с вызовом

Бывают случаи, когда ответы не могут подождать более нескольких минут, когда информация очень важна, рекомендуется отправить звонок после отправки, поэтому вы узнаете, правильно ли оно поступило, и вы также предупредите человека, что информация важна и срочна.

Главное правило «Сетикета», такое же, как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет: «Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важно: по причине электронности среды, невозможно разделить положение бизнеса и клиента. "Правила бизнес-сетикета" появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

Научитесь использовать свою почту

Самое главное знать все инструменты, с которыми ваша учетная запись электронной почты. Теперь вы можете создавать повестки дня вместе со своими контактами, есть важные звуковые оповещения, автоматические ответы, общая информация и так далее. Знание того, как его использовать, поможет вам воспользоваться его преимуществами.

Смайлики. Письма в компании должны быть формальными, избегать счастливых лиц в конце или в начале, это снижает ваш профессионализм, а также неверно использовать его. Случай. Правильный способ писать - это взлеты и падения, избегая делать это заглавными буквами, это не дает профессионального изображения. И если вы используете заглавные буквы, подчеркните их!

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения.

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использовать следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

Нет профессиональных фонов, если вы хотите использовать его, лучше всего для дизайнера помочь вам с этой частью, поэтому рекомендуется избегать их. Избегайте этих подписей, вы можете неверно истолковать презумпцию или позу. Избегайте ответа сердитым. Настроение передается по электронной почте, избегая делать это, когда вы расстроены, это может повредить будущим разговорам.

Какие еще советы вы могли бы предложить своим специалистам? Каково ваше золотое правило, чтобы использовать их? Изабель де Мораис Сарменто Морейра. Изабель де Мораис Сарменто Морейра образована Институтом управления языками и администрацией и Европейской академией-секретарем, которая присудила диплом европейского секретаря. В течение многих лет он развивал свою профессиональную деятельность в международных бизнес-средах в качестве помощника по административным вопросам и, следовательно, приобрел особые навыки делового общения.

При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

В дополнение к профессиональному опыту, разработанному в деловом мире, она участвовала в подготовке монографии профессионального секретаря Португальской ассоциации секретарей и советников-профессионалов, и в этой области она участвовала в качестве докладчика на конгрессах по специальности. Впоследствии он несколько лет проводил курсы профессиональной подготовки в административном районе и секретариат в официальных и частных организациях. В настоящее время она является менеджером своей собственной компании, разрабатывая бизнес-перевод бизнес-документов.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем , включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов , не относящихся к деловой сфере.

Изабель Морейра появляется в этом издании, обновленном под именем Изабель де Мораис Сарменто Морейра, потому что, когда она начала публиковать свои литературные произведения в области образования, известность г-жи Изабель Морейра, которая имеет имя, похожее на имя автора, не имела его актуальность. Таким образом, поскольку работы обоих появляются на сайтах под тем же названием, хотя и совершенно другого контента, автор решил изменить свое имя, чтобы оно появилось, добавив ее другими прозвищами.

Аналогично, притяжательные местоимения, которые относятся к местоимениям обращения, всегда относятся к третьим лицам: В. Экс. назначить своего представителя. Превосходительства. представит ваше предложение -«Ваше предложение»будет предложением компании.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформлении электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

Что касается прилагательных, относящихся к этим местоимениям лечения, то грамматический пол должен совпадать с полом человека, к которому он относится, а не с существительным, составляющим его. Это множественное число, создающее впечатление не скромности, а величия и величия, получило свое деноминацию по множеству величеств.

Использование сокращений, сокращений и сокращений. Б., эта аббревиатура написана заглавными буквами и всегда приходит в начале предложения. От последствий к принципам, основанных на фактах. От принципов к фактам, по гипотезе и до опыта. Биографические данные.

- «Тема» («Subjekt»).

- «Кому» («To»)

- «Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e–mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

Учебная программа, описание профессии, курс. В равных условиях с равными заслугами. Название закона, гарантирующего личную свободу граждан, предоставление обвиняемому права на немедленное судебное преследование или наступление суда в условиях свободы.

В последний момент, в предельной ситуации. Точно так же, стенографически. Сегодня, по иронии судьбы, он используется в отношении любого заявления, сделанного яростно. Изменение того, что следует изменить; с соответствующими приспособлениями. Когда говорится, что «это только проформа», это означает, что это только формальность.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма .

Графическое представление институциональных текстов. Обязательно соблюдать правила, обычно сопровождаемые практикой организационной переписки, а также принимать во внимание стандарты представления, установленные организацией для консолидации ее графического изображения. Однако следует учитывать следующие моменты: Шрифт. Простое пространство между строками должно быть записано, и каждый конец абзаца должен быть отмечен двойным интервалом между строками. Пункты всегда выровнены влево, а их отступы в настоящий момент не выполняются; Полужирный - должен использоваться экономно, а не перегружать текст.

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Автору разрешено, в некоторых случаях и без преувеличения, использовать его в качестве стилистического ресурса. Тем не менее, жирный шрифт следует использовать для заголовков, в которых суммируется тема следующих абзацев. Клиент через свой банк переводит на счет нашей компании, и как только деньги поступят на наш счет, клиент будет проинформирован, а товар немедленно отправлен. Используйте курсив, подчеркивание и заглавные слова - должно быть умеренным. Точно так же не должно быть никаких затенений, рельефа, границ или любой другой формы форматирования, которая влияет на элегантность и трезвость документа; Заголовки и подписи к иллюстрациям.

Адресная книга .

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e - mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Их следует набирать под фигурой, сосредоточившись на них. Они должны иметь только начальную капитализацию и им предшествует слово «рисунок», за которым следует их число на арабских цифрах и в последовательном порядке в тексте и не использовать ноль перед номером. Пунктуация не должна использоваться в конце заголовков и субтитров, которые должны быть короткими, объективными, информативными и занимать не более двух строк; Таблицы. Должно предшествовать их название, за которым следует их последовательный номер в тексте.

Названия таблиц также должны быть сосредоточены на них; Названия диаграмм - должны предшествовать слову «Диаграмма», за которым следует их серийный номер и показаны ниже иллюстрации. Цветная печать - она ​​должна использоваться только для представления графики и иллюстраций.

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение .

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Тело письма Тело письма или изложение предмета, которое, очевидно, является переменным в соответствии с тем, что предназначено для передачи, всегда состоит из трех частей: первая часть письма состоит из вступительного абзаца, в котором он сообщается, потому что полученная корреспонденция написана или ссылка все еще делается. Вторая часть образована промежуточными параграфами, где субъект развивается. Этот стиль формул считается излишним, потому что в первом случае очевидно, что письмо заканчивается, а в двух других, если есть что-то еще сказать, об этом было бы написано.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Подпись письма Письмо подписывается его автором или его делегацией. Обязательно всегда указывать автора письма, чтобы позволить ответчику обратиться к своему собеседнику. В ответ на полученную корреспонденцию При ответе на корреспонденцию сообщение начинает всегда ссылаться на полученную корреспонденцию.

Если вы отвечаете на электронную почту, вы должны ответить на абзац, разделив их на два пространства по высоте. Сообщения, которые отправляют файлы, всегда должны содержать минимальные ссылки на их содержимое. Более длинные сообщения должны иметь разработку и завершение внедрения, как и любое организационное сообщение. Обращайтесь только с одним субъектом на сообщение. Каждое сообщение электронной почты должно быть ограничено одним субъектом, как и во всей организационной переписке. В случае, если к одному и тому же получателю относится несколько субъектов, так как многие сообщения должны быть отправлены в качестве субъектов, поскольку в дополнение к правилам организационной переписки это поможет лучше организовать сообщения о физическом или компьютерном файле, либо получателем, либо получателем.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование – приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком "больше" (>).

Прикрепление документов к сообщению. Поэтому вам нужно быть осторожным, чтобы сохранить документ в формате, который может читать большинство текущего программного обеспечения. Административное и коммерческое письмо. Коммерческие условия; Общие условия. После получения предложения может быть период переговоров, в котором возможный покупатель может представить встречное предложение продавцу, запрашивая изменения в том, что предлагается, для получения договора купли-продажи, который соответствует требованиям, установленным обоими сторон.

Смайлики (Smileys).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые "смайлики" (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Следуя этому предложению, существует фаза принятия, которая предполагает, что покупатель выражает свое согласие с предложением, предложенным продавцом. Заказ должен быть сделан в течение срока действия предложения. После истечения срока тендера продавец решает, следует ли поддерживать ранее установленные условия или ссылаться на возможные повторные формулировки. В последнем случае продавец может отправить электронное письмо с прилагаемым письмом или нет, исправив условия, первоначально представленные или представляющие совершенно новое предложение.

:-) улыбающийся

:-))) смеющийся

:-D радостно смеющийся

:-| задумчивый, нейтральный

:-( грустный

:-/ недовольный или озадаченный

:-0 удивлённый (рот открыт)

Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто:) или:(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо:). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например,)))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Продажная компания, получая заказ, должна всегда представлять в письменном виде подтверждение заказа. В этом процессе покупки и продажи компании часто приобретают товары или услуги через границы, а также компании, которые, учитывая их интернационализацию, проектируются на внешние рынки, что приводит к экспортным процессам.

Как формируется международный договор на продажу товаров. Формирование международного договора на продажу товаров согласовано в Статье 14 (1) Венской конвенции и, как указано выше, начинается с предложения, он должен быть очень точным в отношении спецификации объема поставки, количества товаров или оборудования и цен, условий оплаты и доставки. Инкотермс Международные торговые операции регулируются международными правилами, известными как Инкотермс, которые стандартизируют процедуры для издержек, рисков и обязательств, присущих торгуемому товару.

Но не стоит увлекаться смайлами при составлении делового письма, в противном случае, вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись .

Электронная подпись – это специально созданный файл (signature), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Особенности Сетикета при отправке и получение электронных писем.

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам »

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что, если вам не отвечают на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человеком, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Netiquette – (англ.Net - сеть + Etiquette - этикет) - нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим. автора

Сма?йлик , смайл (англ. smiley ) - это

"…мне бы не хотелось, чтобы электронная почта представлялась вам каким-то чудовищем. Большинству людей нравится эта форма общения – нужно только отвести ей должное место в распорядке дня".

(К. Крампиш)

Переписка по электронной почте является относительно новым видом эпистолярного жанра, в котором есть свои особенности отличающие ее от традиционного "бумажного" общения. В Интернет даже существует такое понятие как "нетикет" (сетевой этикет) – набор правил используемых для общения в Сети. Часть этих правил относятся к общению через электронную почту. Знание этих правил поможет вам с наибольшей эффективностью вести переписку со своими друзьями и коллегами. Давайте рассмотрим основные моменты, которые необходимо знать при использовании e-mail.

Неформальность стиля общения.

Приступая к переписке через электронную почту, вам нужно будет привыкнуть к новому стилю общения. Некоторые правила, характерные для "бумажной" почты здесь не используются. Так, совершенно нормальным считается отсутствие привычных приветствий, таких как "здравствуйте", "уважаемый", "дорогой" и т. п. Вместо этого нормой считается начать свое письмо с приветствия "привет", либо вообще опускать приветствие или обращение и сразу же переходить к сути дела.

Заполнение полей "Тема" (" Subject "), "Кому"(" To "), "Важность письма".

При отправке электронных сообщений в поле "Кому" ("To") вы вводите e-mail адрес получателя. Если вы хотите отправить одно письмо сразу нескольким получателям, то адреса можно ввести через запятые. В случае, если вы хотите отправить свое письмо сразу большому количеству адресатов, но не хотите, чтобы они смогли увидеть адреса других получателей сообщения, то вам следует вписать электронные адреса в поле "скрытая копия" ("Bcc"). В поле "Тема" ("Subject") обязательно напишите тему сообщения. Считается дурным тоном отправлять письма, без указания темы.

В некоторых почтовых программах вы также можете указать степень важности вашего сообщения. Это особенно актуально, если человек, которому вы пишите, получает ежедневно большое количество писем. Помечая свое письмо как "важное", вы обозначаете, тем самым, приоритетность его прочтения. Но не следует слишком увлекаться этой функцией. У получателей может выработаться иммунитет на ваши послания.

Адресная книга.

Вовсе не обязательно помнить электронные адреса ваших друзей и коллег на память. Для этого в любой почтовой программе есть так называемая "Адресная книга", в которую вы можете занести фамилии и имена ваших корреспондентов, а также их e-mail и другую контактную информацию. Чтобы написать письмо нужному вам человеку, достаточно выделить его имя в адресной книге, и нажать кнопку "отправить почту". В появившейся форме для нового сообщения, его электронный адрес будет автоматически занесен в поле "Кому". Как быть, если кто-то из ваших знакомых не помнит свой e-mail на память? В этом случае просто сообщите ему свой адрес и попросите его отправить вам любое сообщение. Получив от него письмо, вы сможете найти его адрес в поле "От" ("From").

Ответ на полученное сообщение.

Чтобы ответить на полученное письмо, как правило, достаточно нажать на кнопку "Ответить"("Reply") в вашей почтовой программе. При этом появится форма для нового сообщения, где в поле "Кому" ("To") автоматически будет вписан адрес получателя, а в теле письма будет включен текст исходного сообщения. Рекомендуется не удалять этот текст и отправить ответ вместе с ним. Таким образом, получатель вашего сообщения легко сможет вспомнить о чем шла речь в вашей предыдущей переписке. Иногда с этой целью в одном письме могут содержаться 3-5 и более предшествующих сообщений.

Цитирование.

При ответе на письма часто используется цитирование фрагментов письма с целью напомнить, о чем идет речь. Это одно из существенных преимуществ электронной переписки. При этом в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком "больше" (>). Например:

Ты меня спрашиваешь:

>Сообщи мне расписание предстоящих мероприятий нашей

>компании на ближайший месяц.

Высылаю тебе расписание вложенным файлом…

Сортировка входящих сообщений.

Входящие сообщения электронной почты необходимо сортировать по созданным вами папкам. Любая современная почтовая программа позволяет легко это делать. Часть поступающих к вам сообщений вы будете удалять. Но часть (и по моему опыту весьма большую) необходимо сохранить. Чтобы потом легко можно было найти нужное вам письмо, сортируйте всю приходящую к вам почту по папкам. Например, я использую около 20 разных папок. В папку "бизнес", я складываю сообщения полученные от спонсоров и от компании, в папку "дистрибьюторы" я помещаю сообщения от своих дистрибьюторов, в папку "психология" я сохраняю почтовые рассылки на соответствующие темы и т. д.

Смайлики (Smileys). "…Смайлики – это не только образчики крякозяблового искусства, маленькие тренажерчики для воображения, но и незаменимые заменители невербальной составляющей человеческого общения, в условиях всеобщей клавиатуризации,технократизации, и все большего удаления человека от человека…"

Когда мы разговариваем "в живую", кроме вербального компонента мы широко используем жесты, мимику, интонации, обогащающие смысл сказанного. Общение через электронную почту лишает нас главного козыря человеческого общения – возможность обмена эмоциями. Но этот недостаток частично преодолен. Сегодня в Сети для виртуального общения, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые "смайлики" – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. способные передавать эмоциональную окраску вашим текстам. К примеру посмотрите на этот набор знаков:-) Мысленно переверните этот рисунок на 90° по часовой стрелке и вы увидите весело улыбающуюся рожицу. Если вы напечатали этот смайлик после фразы, то она сразу наполняется хорошим настроением. Используя различные смайлики при переписке, вы теперь сможете вести оживленную беседу в письмах и при этом передавать не только мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Электронная подпись.

Электронная подпись – это специально созданный файл (signature), который представляет собой вашу текстовую подпись. Наличие электронной подписи в ваших сообщениях является не только правилом хорошего тона для деловой переписки, но и прекрасным способом ненавязчивой рекламы вашего бизнеса. Дело в том, что прямая реклама, включенная в "тело" письма, как правило, воспринимается весьма негативно, в особенности малознакомыми и незнакомыми людьми. Тогда как, несколько строк подписи воспринимаются, как вполне корректная форма преподнесения рекламной информации. Представьте себе, если вы оставляете свое сообщение на одном из популярных форумов. Вашу подпись смогут увидеть тысячи человек! У всех современных почтовых программ есть опция создания электронной подписи. У почтовой службы MAIL.RU данная функция доступна в "Настройках интерфейса". Рассмотрим основные правила составления и использования электронной подписи:

Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Она должна выключать в себя вашу фамилию и имя, электронный адрес, адрес страницы в Интернет (если есть), а также текст или слоган, дающий представление о вашем бизнесе, (либо) продуктах, (либо) услугах. Иногда в подписи включают свои любимые афоризмы.

Ваш e-mail и адрес страницы в Интернет должны быть активными. Это значит, что не все почтовые программы "узнают" электронные адреса электронной почты и Интернета, вида [email protected] или www.ivanov.ru. Решается эта проблема легко. Просто к адресу электронной почты нужно подписать "mailto:" а к веб-адресу – "http://". Получаем: mailto:[email protected], и http://www.ivanov.ru.

Используйте разделительную линию, отделяющую подпись от основного сообщения. Разделительная линия способствует привлечению внимания к вашим данным.

Полезно иметь несколько вариантов подписей, которые можно гибко использовать в зависимости от характера переписки.

А теперь составим примерную электронную подпись с учетом вышеперечисленных правил:

Иванов Иван,

Величайший сетевик в мире.

mailto:[email protected]

http://www.ivanov.ru

Теперь, однажды созданная подпись, будет автоматически включаться во все ваши исходящие письма.

© 2019 fileburg.ru - Образцы документов. Консультации юриста по трудовому праву