Как сделать трудовой книжке пропущенную запись. Пропущенная запись в трудовой книжке

Как сделать трудовой книжке пропущенную запись. Пропущенная запись в трудовой книжке

Трудовая книжка представляет собой официальный документ, который содержит записи о трудовой деятельности ее владельца. Она входит в состав первичных бумаг, необходимых при устройстве на работу любого гражданина нашей страны. К тому же наличие данного документа играет большую роль для оценки пенсионных прав сотрудника. Именно поэтому он требует особенно точного и аккуратного оформления.

Ошибки работодателя или кадровика, допущенные при заполнении трудовой книжки, могут очень дорого обойтись ее владельцу в дальнейшем. Зачастую может возникнуть ситуация, когда запись о переводе на другую должность попросту забыли внести. Это является довольно грубым нарушением законодательства, поэтому такую ошибку необходимо незамедлительно исправить сразу после ее обнаружения. В этой статье мы рассмотрим, как правильно внести пропущенную запись в документ работника, а также расскажем, что грозит работодателю за несвоевременное заполнение книжки.

Вне зависимости от того, где работает сотрудник, в государственной организации или у индивидуального предпринимателя, его трудовая книжка должна соответствовать всем нормам действующего законодательства. В обоих случаях порядок ее заполнения будет практически одинаковым. При внесении записей в книжку, в том числе и пропущенных, необходимо придерживаться следующих правил:

  • Данный документ ведется исключительно на русском языке;
  • Нельзя использовать сокращения, в том числе и в заполнении должностей и приказов;
  • В документе не должно быть пропущенных строк;
  • Каждая запись с новой строки должна иметь свой порядковый номер;
  • Все даты вписываются арабскими цифрами.

Рассмотрим порядок действий работодателя, которому, например, нужно внести пропущенные сведения о переводе работника на другую должность. Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, для ее исправления совсем не обязательно идти к бывшему руководителю. Сделать это можно и в организации, в которой вы трудитесь в настоящее время. Итак, при обнаружении пропущенных сведений в трудовой книжке кадровик должен:

  • Поставить номер порядковой записи;
  • Указать дату внесения изменений;
  • Вписать название компании, которая допустила ошибку;
  • Внести пропущенную информацию;
  • Ознакомить с данной записью сотрудника.

Чем руководствоваться при заполнении трудовой? На сегодняшний день существует несколько нормативно-правовых актов, которыми пользуются практически все сотрудники кадровых служб. В первую очередь, это Трудовой Кодекс и Инструкция по заполнению трудовых книжек – документы, в которых содержатся наиболее точные формулировки для данного документа. Руководствуясь ими, вы сможете безошибочно внести все нужные сведения в книжку работника.

Порядок действий сотрудника

Правом вести трудовые книжки сотрудников фирм и вносить недостающую информацию наделен довольно узкий круг специалистов. Как правило, ответственность за допущенные ошибки несет сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер. Но что делать, если пропущенную запись обнаружил владелец книжки? Так, ему нужно предпринять следующие действия:

  • Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
  • Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
  • Подать заявление на подпись директору компании;
  • Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
  • Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
  • Поставить свою подпись рядом с новой записью.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то к этой инструкции добавляется еще один пункт – подача заявления на имя бывшего работодателя. Оно составляется в простой письменной форме и должно содержать просьбу о внесении пропущенных сведений в книжку. Нужно помнить, что если данный документ не будет содержать личной подписи заявителя, он будет считаться недействительным. Приказ же, составленный на основании заявления, должен иметь свой номер и дату составления – эти сведения также указываются в документе.

Порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать каждому кадровику. Это поможет не допускать ошибок и избежать недоразумений при обращении сотрудника в Пенсионный Фонд. Кроме того, для внесения пропущенных записей могут понадобиться следующие документы:

  • Внутренние документы предприятия;
  • Личная карточка сотрудника;
  • Трудовой Кодекс РФ;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Все дополнения в трудовую книжку должны быть внесены на основании соответствующих приказов и распоряжений компании. Если организация, в которой работал владелец трудовой, ликвидировалась или реорганизовалась, и ее руководитель не может предоставить необходимые бумаги, текущий работодатель должен сделать запрос на предоставление выписок из архива. Обратите внимание, что свидетельские показания не могу служить основанием для внесения каких-либо записей в трудовую книжку.

Ответственность за ошибки в заполнении

От того, насколько правильно заполнена трудовая книжка, зависит судьба не только ее владельца, но и его работодателя. Дело в том, что он несет ответственность за пропущенные в книжке сведения, в том числе и материальную. В этом случае руководитель компании должен возместить работнику заработок, который тот не получил из-за допущенной ошибки. Более того, неправильная или вовсе невнесенная запись может служить основанием для привлечения должностных лиц компании к административной ответственности.

Главным документом, который может подтвердить рабочий стаж, является трудовая книжка. Если пропущена запись в трудовой книжке нужно знать, как исправить такую ситуацию. Конечно, такой документ – не единственный, который может подтвердить стаж (есть приказы о назначении и увольнении, копии лицевых счетов и другие). Но если не будет, например, строки об увольнении с предыдущего места работы, внести сведения относительно приема на другую не выйдет.


Обязанность работодателя

Что делать, если запись в трудовую книжку не внесена? Стоит волноваться не только человеку, в чьем документе не заполнены нужные строки, но и работодателю. Вносить отметку о принятии, переводе, расчете сотрудника обязан именно он. А главным документом является трудовая книжка.

Обязанность относительно заполнения, внесения данных и разрешения ситуации, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, регламентируется Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Правительством и Инструкцией, выданной Минтруда.

Заполнение бланка, в том числе нового – также обязанность того, кто принимает на работу, пропускать ничего нельзя. Есть ряд правил заполнения, которые не могут нарушаться.

  1. На основной странице не может быть ошибок, в том числе зачеркивания и исправлений.
  2. При порче бланка неправильной записью замена происходит за счет работодателя.
  3. Каждая новая строка информации имеет порядковый номер по очереди.
  4. Нельзя зачеркивать записи: неправильные данные подписываются «недействительные», под ними вносятся правильные.
  5. Если данные не внесены (например, о переводе), и за ней появилась следующие, недостающие сведения вписываются в следующую строку с очередным порядковым номером.

У работника часто возникает вопрос, можно ли внести информацию, которую упустили кадровики. Это сделать необходимо, причем нанимателю, который обнаружил ошибку.

Частые ошибки

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку осуществляется в фирме, где она была допущена. Образец внесения данных, даже корректирующих, не отличается от стандартного порядка.

Чтобы сделать новую отметку, нельзя перечеркивать уже существующие. В этом случае указывается, что данные под порядковым номером №Х считать недействительными. Самые распространенные ошибки при оформлении бланка:

  • ошибки в написании порядкового номера;
  • описка в дате, которая указывается во второй графе;
  • один из вариантов неточности – если работодатель внес некорректную формулировку причины увольнения (этот пункт должен соответствовать норме закона и статье Трудового кодекса);
  • часто кадровики «забывают» внести данные относительно перехода с работы по совместительству на постоянную основу;
  • другие описки, в том числе грамматические ошибки.

Читайте также Оформление дубликата трудовой книжки при утрате оригинала

Любые неточности в таком важном документе нужно исправлять как можно быстрее, причем руками нанимателя и его же ресурсами.

Если сведения не занесены

Вносим запись, если ее пропустили – это единственное правильное решение. Самые распространенные ситуации следующие.

  1. Строка о приеме есть, а о расчете – нет. При увольнении каждый человек должен контролировать внесение данных: если их умудрились пропустить, нужно сразу обращаться в отдел кадров.
  2. Нет информации относительно перевода на другую должность. Так как в процессе перевода на руки книжка не выдается, это удастся узнать только при увольнении, и если соответствующий пункт упустили, то его нужно вписать.

Важно! Внесение недостающих сведений – задача работодателя независимо от того, бывший он или новый. В отделе кадров предприятия, куда устраивается работник, тоже могут внести данные на основе приказа об увольнении с прошлого места. Такая ситуация возможна, только если на предыдущем месте это сделать невозможно.

Порядок внесения пропущенной отметки

Пропущенные данные вносятся в следующую строку после заполненной независимо от того, как давно был совершен пропуск. В этом случае нет смысла указывать, что предыдущие записи недействительны, так как потом придется дублировать все эти недействительные строки.

Делается все это в таком порядке:

  • номер п/п;
  • дата внесения;
  • информация о событии – перевод, увольнение, прием на работу;
  • последняя графа – данные о дате и номере приказа, на основании которого вписываются сведения.

Если данные не внесены до увольнения с конкретного места работы, проводится учет по тем же правилам, но печать после не ставится. Заверение всех пунктов по конкретному месту работы будет осуществляться печатью в момент увольнения.

Подлинность внесенной информации независимо от того, кто ее записывает и через какое время после пропуска, подтверждается документами – приказами относительно такого действия бывшего или текущего нанимателя.

Вывод

Пропуск (невнесение) информации в трудовую книжку – нарушение законодательства в сфере трудоустройства со стороны работодателя. Отвечать за исправление неточностей, исправлять ошибки и вносить пропущенные данные обязан работодатель лично или специалист отдела кадров. Конечно, сотрудник должен и самостоятельно контролировать правильность внесения данных в его документ.

Довольно распространены ситуации, когда владелец трудовой книжки обнаруживает пропуск какой-либо важной информации. Например, сведений о переводе на другую должность или присвоении новой категории либо разряда. В связи с этим актуален вопрос о том, как внести пропущенную запись в трудовую книжку.

Порядок исправления записей

Вносить исправления в этот документ необходимо в следующем порядке:

  • в первой графе проставить порядковый номер записи;
  • во второй колонке указать дату ее внесения;
  • в третьей графе сделать отметку о неточности или неверности предыдущей записи.

Как правильно исправлять

С внесением пропущенных сведений также связан вопрос о том, как сделать изменения в трудовой книжке. Для этого работнику следует обратиться в отдел кадров или к должностному лицу, выполняющему эти функции.

Как правило, изменения производятся путем зачеркивания предыдущей записи и внесения новых данных (например, имени, фамилии и отчества). После этого на обложке трудовой книжки с внутренней стороны нужно сделать ссылку на документ, являющийся основанием для этого, и заверить ее подписью работодателя. Далее в третьей графе проставить отметку о недействительности записи с соответствующим номером.

На титульные страницы трудовых книжек могут выноситься различные изменения и дополнения. Сведения о получении образования, профессии или специальности следует вносить как дополнительные записи.

В случае, если неверная запись сделана после увольнения работника, для ее исправления сотруднику отдела кадров необходимо оформить новый блок, в заголовок которого нужно вписать данные о наименовании организации, далее проставить порядковый номер (строго в хронологической последовательности) и дату. После этого внести необходимые изменения и заверить их подписью и печатью кадровой службы.

Законодательство не регламентирует порядок исправления различных грамматических ошибок, допускаемых в наименовании организации. Часто ситуация осложняется тем, что записи в данной графе не нумеруются. Следовательно, они не подлежат исправлению.

Если запись пропущена

В случае если пропущена запись в трудовой книжке, и фирма, внесшая ее, ликвидирована или реорганизована, исправлять ее следует организации-правопреемнику.

При ее отсутствии это нужно делать на основании выписок из соответствующих документов, содержащихся в архиве. При обнаружении работником недостоверных или неверных сведений устранять неточности нужно по месту работы. Пропущенная запись может быть внесена на новом рабочем месте на основании документа, допустившего ошибку.

Все сведения должны соответствовать распоряжению или приказу. Если они утеряны, тогда другим документам, подтверждающим выполнение работ. Запрещено вносить исправления в трудовую книжку, основываясь на показаниях свидетелей.

Отсутствуют данные о переводе или присвоении разряда

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность или присвоении ему нового разряда, осуществляется на основании таких документов, как:

  • непосредственно трудовая книжка;
  • приказ о переводе или присвоении сотруднику новой квалификационной категории.

При отсутствии этого приказа его следует оформить (а если есть – найти его). Далее внести пропущенную запись, указав ее номер в хронологическом порядке. Во второй колонке проставить фактическую дату перевода в случае отсутствия даты увольнения. После этого в четвертую графу вписать данные о соответствующем приказе.

Нет необходимости вносить изменения строго в хронологическом порядке, так как Правила ведения трудовых книжек и Инструкция по их заполнению не содержат четкого требования об этом.

При увольнении работника, если запись о нем уже проставлена в трудовой книжке, пропущенные сведения о переводе можно оформить, вписав их под порядковым номером, следующим за номером данных об увольнении. Во второй графе следует указать дату, совпадающую с датой этих сведений. В третьей колонке при внесении данных о переводе или присвоении сотруднику новой квалификационной категории нужно проставить фактическую дату перевода, а в четвертой сделать ссылку на соответствующий приказ. После этого представителю отдела кадров или другому должностному лицу, выполняющему его функции, необходимо указать свою должность, поставить подпись и печать кадровой службы. После внесения изменений обязательно следует ознакомить сотрудника с записью в его трудовой книжке.

В случае если предприятие, которое вносила неточную или неправильную запись ликвидировано или реорганизовано , то исправление должны вносить организация правоприемник. В случае, если организация отсутствует, тогда - на основе выписок из соответствующих документов в архиве.

В случае, если в трудовой книжке обнаружена недостоверная или неправильная запись, то исправлять ее необходимо по месту работы, где эту запись внесли . Если в пропущена запись, то она может быть внесена по месту новой работы на основании документа, который допустил ошибку.

Исправительные записи должны соответствовать в документе на основании распоряжения или приказа. Если документ (распоряжение или приказ) были утеряны , тогда на основе документов, которые являются доказательствами, подтверждающие выполнение работ.

Записи с исправлениями в трудовой книжке не могут быть произведены на основе свидетельских показаний .

Порядок исправления записей в трудовой книжке

Если необходимы изменения и исправления в трудовую книжку они должны быть в следующем порядке:

  1. в графе ставится порядковый номер записи;
  2. в графе второй указывают дату внесения;
  3. в графе третьей делают записи о неправильности и неточности предыдущей записи.

Правильное исправление записей в трудовой книжке

Внесение изменение в записи об имени, фамилии или отчестве или дате рождения, профессии или образовании производят на основании паспорта гражданина, свидетельства о , об изменении имени, отчества или фамилии. Такие изменения вносят на первой страницы трудовой книжки. Для внесения записей работнику необходимо обратиться к лицу, выполняющему обязанности по исправлению записей . Для этого он зачеркивает предыдущую запись и записывают новые данные (например, фамилию, отчество, имя). Ссылки на документы делают с внутренней стороны обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя. После этой записи на другой стороне в графе номер 3 указывают: «запись за номером соответствующим недействительна».

В трудовую книжку (на титульную страницу) могут быть внесены дополнения и изменения, а также записи о получении образования, специальности, профессии делаются путем внесения дополнительных записей .

Если была сделана неверная , как только работник уволился исправления делаются следующим образом: представитель кадровой службы должен оформить новый блок , то есть записи вносятся в заголовке наименования организации, потом ставится порядковый номер в хронологической последовательности и дата. Затем вносятся изменения, и все это закрывается подписью, печатью сотрудника, в обязанности которого входит внесение таких записей.

Порядок исправления грамматических ошибок, которые случайно допущены в названии организации в трудовой книжке законодательство не дает. Ситуация может осложняться тем, что записи в наименовании организации не нумеруются, следовательно исправлять неточные записи нельзя.

© 2019 fileburg.ru - Образцы документов. Консультации юриста по трудовому праву